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バスの行程書ってなに?

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バスの行程書ってなに?

まず旅行に行く時に何をするか...。皆さん予定を経てて旅行に行きますよね?ましてや大人数で行く時に予定を経てずに旅行に行く方はそうそう居ないと思います。そんな時にあると良いのは行程書です!今回はその行程書についてお話をしていきたいと思います。

1.行程書ってなに?

行程書とは簡単に言えばバス会社用のしおりに当たるものです!皆様もそのしおりを観て活動内容を決めて行動をされると思います。運行バス会社もこの予定が分からなければ運行することは出来ません。お客様にとっては“しおり”であり、バス会社にとっては“運行指示書”となるのです。
国の法律では、貸切バスにおいて安全に運行する義務があり、「運行管理者」というものを必ず置かなければなりません。その運行管理者の役目の一つとして運行指示書の作成をしなければならないのです。そのため必ずお客様とバス会社にはこの行程書が必要になるわけです。
では行程書ってどうやって作るかは次項でお話していきます。

 

2.行程書ってどうやって作るの?【取り掛かり編】

行程書の取り掛かりで大切なのは、いかに団体の情報が網羅されているかが重要です。
団体名は勿論のこと、日付や人数・集合場所などがしっかり分かるようになっていますか?実際に口頭で伝えることも出来ますが、しおりとしてそういった情報がまとまっていた方が幹事様の手間も省けることでしょう!
まず行程書の取りかかりとして押さえてもらいたい8つのポイントを説明していきたいと思います。



①日付は?

ここが一番重要です!これが間違ってしまうとそもそも旅行が出来なくってしまいます。集まったのにバスが来ない...考えただけで恐ろしいですね...そんな悲しいことにならないように日程は間違いがないかよく確認しましょう!

②集合場所は?

どの団体様も必ず集合場所は決めて集まると思いますが、どのように書いていますか?例えば最寄りの駅を集合場所としましょう。
集合場所:○○駅 なんて書いていませんか? 駅といっても出口も様々ですし、各々考える集合場所が違います。ですから集合場所は出来る限り明確に書きましょう!
例:○○駅北口 マクドナルド前 
このように駅の出口+目印になる建物なども合わせて書けば集合場所に迷うことなく参加者の皆さんがスムーズに集合出来ます。

③幹事は?

バス乗務員と当日の打ち合わせする際に、幹事様が分かっていると打ち合わせが進めやすいです。また団体様で誰が幹事なのか知らないというケースもあります…。

④連絡先は?

当日にトラブルがあった際に、会社や事務所以外で当日連絡が取れる携帯電話なども分かるようにしておくとは良いでしょう。また現地でのバス乗務員との連絡も携帯が分かっていればスムーズにできますので出発前に連絡先を交換しておくことをオススメします!

⑤バスは?

バスのタイプや乗車人数は把握してますでしょうか?実際の人数に対して座席が補助席を合わせないと乗れない...そんなこともあると気持ちよく旅行を楽しめないですよね。バスで旅行するなら景色を楽しみながら旅行をされたいと思います。ですのでバスの乗車人数はご相談の上決めていきましょう!予め座席を決めておくのも良いかもしれせんね!
バスの座席表が必要な際はご用意しておりますのでお問い合わせください。

⑥乗務員はいるのか?

バスガイドが居るか居ないかで幹事様のバス社内進行も変わりますのでバスを手配される際に、バスガイドの有無は把握しておくと良いですね!

⑦当日のかかる交通費は?

有料代・駐車代の費用が必要あるかどうかの確認もしっかりとしておきましょう。有料代・駐車代の立替も可能ですのでお申し付けください!

⑧荷物以外に積み込みがある場合は?

荷物以外に練習や研修等で使用する用具の積み込みがある場合は、特記事項として記載しておくとバス会社もそれに合わせてトランクを空けてくる対応が可能です。

上記の8つの情報を押さえておけば、行程書の取り掛かりとしては完璧です!

 

3.行程書ってどうやって作るの?【行程作成編】

それでは今回は行程(コース)の書き方についてお話をしていきたいと思います。行程の作成において皆さんはどのようにお考えでしょうか?行き先が分かれば良いのでは? そんな風に考えられている方もいらっしゃるかと思います。しかし「1.行程書ってなに?」でも触れましたが、お客様にとって“しおり”であると同時に運行バス会社にとっては“運行指示書”であるのです!つまり行き先だけが分かっていても乗車の時間は?滞在時間は?どういった活動をするの?これが分からないとバスの乗務員は次にどのように動けばよいのか困ってしまうのです。そういった点を押さえてながら行程の作成をしていきましょう!

【1】出発時間・活動目的・連絡先を分かるようにしましょう!

①時間の記載
休憩・見学先・立ち寄り所の到着時間・出発時間の記載はしていきましょう!また各施設でどういた活動をするかを書いておくと更にGoodです!
◎Point◎
全体の運行時間が9時間以上の場合は、運行規定上、途中の休憩は15分以上必要になりますので是非覚えておきましょう!

②通行ルートの記載
見学地や時間の記載と同じく重要なのは、運行上でどのルートを通って目的地に行くかです。予算上安くなるルートや一番早く行けるルート・景観を眺めることが出来るルートなど選び方は様々です。お客様の用途に合わせて運行することも運行バス会社の仕事の一つです。特に高速道路を利用する行程がある時は、必ずインターチェンジや経由する有料道を記載しておきましょう。

②見学先の連絡先の記載
見学先によっては、見学前に事前に連絡が必要な場合がございますので、その時になって調べるより行程書に予め連絡先を書いておくと確認の時間が必要なくなります。また最近のカーナビでは住所の他に電話番号検索の機能もあります。連絡先を乗せておくとドライバーにとっても目的地の間違いがなくなるので安心です。必ず連絡先は載せておきましょう!

【2】乗車場所を分かるようにしましょう!


・見学先の乗車・降車について
見学先によって広大な敷地を有しており、いくつかの乗車・降車箇所のある見学先もあります。そのため降車場所と違う場所でバスに乗りたい!そういった乗車も貸切バスは可能です!上記のように降車場所・乗車場所を書いておくとバス乗務員も分かりやすいです。逆にマザー牧場のように乗車ポイントがいくつかあるが同じ場所で乗車されたい場合は、[降車・乗車]のように同じ枠組みで書くと分かりやすくなります。

【3】移動手段が分かるようにしてみましょう!



これまでは、バス移動に関することを話してきました。
ここではバス以外で移動の場合の行程書作成方法についてご説明します。神奈川県横浜市の久里浜港と千葉県富津市の金谷港を結ぶ東京湾フェリーという貨客船があります。この貨客船は、大型車も含めた自動車も乗船して移動することが出来るため大変人気です。こういった特殊な移動の場合は、フェリー乗船がバス移動とは違うマークを使って違いを出すと分かりやすくなりますね。今回は“~~~”をフェリー移動と見立てて作成しています。こういったケース以外にも新幹線を利用して移動する場合は、“🚅🚅🚅”などマークを施すと分かりやすいですね。

 

4.行程書ってどうやって作るの?【備考編】

ここまで行程書が出来れば8割の行程書作成は終了しています。この備考編では、取り掛かり編・行程書作成編で書けなかった部分を付け足しで書くようなイメージです。ここでは宿泊先の住所・現地に現金払いで必要な経費などを書いていきます。


 
①宿泊先・バス乗務員の宿泊先を忘れずに!
宿泊先は住所・電話番号までしっかり書きましょう。宿泊先によっては、別館などの分かれていることもありますので明確に書きましょう!お客様同様にバス乗務員も現地で泊まりこともあります。そんな時に泊まる場所が分からないと悲しいですよね...
必ずバス乗務員の宿泊先も忘れずに書きましょう。同宿であるときは同宿、別宿であるときは、住所・電話番号の詳細を書いてあげるとバス乗務員も泊まるところがあるのかと安心します!

②当日の必要経費について
有料道路代以外にも現地で料金を支払うケースもございます。そういった時にどこでいくら必要なのか金額を書いておくと良いでしょう。仮にバス会社に立て替えてもらう場合も、ご自身で負担する場合も事前の準備が出来ますので安心ですよね。その他にも見学費用などもこの欄に書いておくことによって各日必要な分だけお金を持ち出せば良いわけですから必要以上の大金を持ち歩く心配も無くなります。そういったリスクマネジメントもこの行程に書くだけで出来てしまうのです!

5・まとめ

ここまで読んでくださりありがとうございます。行程書の作成いかがでしたか?行程書ひとつ書くのにここまでしないといけないの?そんな風に感じた方もいらっしゃるかもしれません。お客様のご旅行を安全かつ円滑に進めていくためにはどれも必要なことなのです。ですが、行程書を作成したことのない方がいきなりここまでの作るのは難しいです。

実際の所…
・所要時間が分からない! 
・どの経路で行ったら良いか分からない!
・希望の見学先はあるけどどのくらい料金がかかるのか分からない!
そんなお客様!ご安心ください!「旅バス.com」では、バスの手配からご旅行の提案・行程書の作成まで承ります。ぜひ当社にお任せ下さい!

 

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