貸切バスの手配だけではありません！宿泊施設や食事場所、お土産屋さんもおまかせ下さい！
社員旅行やグループ旅行の幹事になって頭を悩ませることの一つが交通手段や宿泊施設などの手配ではないでしょうか。そんな時、旅行会社は幹事さんの一番の味方として、交通手段や宿泊施設の手配だけではなく旅行に関するあらゆる手配のお手伝いをします。
１．手配ってどんなことをするの？
旅行においての手配とは、旅行中に必要な移動手段や宿泊場所、食事場所などの利用予約をすることを言います。手配の方法は色々ありますが、電話やメール、ホームページのフォームを使って問い合わせることが多いです。家族やお友だちなどと旅行する際にも、宿泊するホテルや飛行機のチケットを予め予約してから出発するのが一般的だと思います。しかし、幹事さんが取りまとめるような社員旅行やサークル旅行など大人数が参加する旅行の場合、個人で旅行する時以上にこの「手配」が重要になります。
２～３人であれば大抵の食事場所は予約無しでも気軽に利用することが出来ますが、10人を超える様な大人数だとそうはいきません。観光施設についても手配しておかないと、当日チケットが売り切れていたり入場制限がかかってしまうことで見学できなくなる場合があります。交通機関や宿泊施設などは早い時期から手配をしておかないと、予約が難しくなるだけでなく料金も高くなってしまいます。事前に手配を行っておくことで、旅行当日「利用できない」という困った事態を防ぎ、行程をスムーズに進めることができますし、出費を抑えることにも繋がります。
幹事さんにとって「手配」は旅行を成功させる要の作業とも言えます。
２．どんな手配を代行してもらえるの？
旅行会社は多くのお客様の旅行をお手伝いしている「旅行のプロ集団」なので、交通手段や宿泊施設の手配は勿論、旅行に関するあらゆる手配を代行してくれます。
幹事さんのご要望に沿った安心安全なバス
バスと言っても座席の数や荷物を積むトランクの大きさ、トイレ付きやリフト付きなど、様々な種類があります。幹事さんの希望や旅行のシーン・目的に沿った最適なバスを手配してもらえます。また、バスの「品質」にこだわる旅行会社であれば、日本バス協会への加盟やセーフティバス認定事業者かどうかを参考に質の高いバスを手配するので、旅行に参加する皆が安心して楽しめるようなバスを手配してもらえます。
鉄道・飛行機・船・レンタカーなどの交通手段
旅行の行先によっては様々な交通手段を組み合わせて使用するのがベストな場合があります。例えば東京から鹿児島の離島へ行く場合は鹿児島まで飛行機、離島まで連絡船、島内の観光ではジャンボタクシーを利用するなど、空路・海路・陸路それぞれで適切な手配をする必要があります。複数の交通手段を利用する場合も、旅行会社にお願いすれば一括で手配を代行してもらうことが可能です。また、旅行の目的によっては、交通手段が旅の醍醐味になる場合もあります。「観光列車に乗りたい」「良い席でゆったり移動したい」などといった要望も細かく聞いた上で、それに沿った手配を行ってくれます。旅行の行先・行程・目的・参加人数などによって最適な交通機関を迅速に手配してもらえます。
旅行の目的やシーンにピッタリなホテルや旅館
旅行においてどこに泊まるかというのはとても重要なポイントです。旅行会社は沢山お宿の情報を持っているので、幹事さんの希望に沿った宿泊施設を提案して手配してくれます。例えば、温泉に入って寛いだり美味しい料理や宴会を楽しみたい場合は温泉旅館。外で夕食を食べてからチェックインをする場合や費用を抑えたいという場合は、立地が良くて利用し易いビジネスホテル。研修や会議を行いたい場合はカンファレンスルームのあるホテルなど、ただ「良い宿」を手配してもらえるというだけではなく、旅行の目的や行程に合ったお宿をプロの目線で手配してもらえます。
美味しい料理が食べられるお食事場所
せっかく旅行に来たから現地の美味しい料理を楽しみたいと考えても、どのお店が良いのか分からないということも多いはずです。現地の方やお宿の方に聞くのもオススメの方法ですが、大人数だと突然お食事場所に行っても対応してもらえないことが多いです。旅行会社は豊富な観光地の情報を活かして、その土地ならではの美味しい料理が食べられるお食事場所を提案して手配してくれます。また、食事メニューの調整やアレルギーの対応をかけあってくれたり、旅行会社を通して手配するからこその細やかなフォローも受けられます。
移動中の腹ごしらえ！お弁当やお飲み物
移動中のバスや新幹線内で食事を取りたいという場合、どこで手配をすればいいのか分からずに困ってしまいますよね。また、旅行中の食事なのでお弁当といえども美味しいものを準備したいと思うはずです。旅行会社はお弁当の手配実績も豊富なので、美味しいお弁当を作って届けてくれる業者さんも沢山知っています。幹事さんのお話から旅行の参加者がどんなお弁当を好むのか、お弁当を積み込むのはどのタイミングがいいかなどを考えて、ピッタリのお弁当と飲み物を手配してくれます。
観光施設などの見学予約
テーマパークや博物館・美術館などの観光施設の見学予約をしてもらえます。中には予約が必要ではない場所もありますが、大人数の団体の場合は事前に見学予約を求められる場合が多いです。特に、観光施設を訪れる人が多いシーズンだと、混雑を避けるために入場制限がかけられてしまい待ち時間が発生したり、チケットが売り切れてしまい見学することが出来ないといった事態も出てくるので、見学予約はしておいて損はありません。予約自体が難しい観光施設もあるので、旅行会社に代行してもらった方が予約を取りやすい場合もあります。
旅行を楽しく彩るバスガイドや観光ガイド
楽しい旅行を演出してくれるバスガイドさんや、観光地を面白く案内してくれる観光ガイドさんの手配をしてもらえます。バスガイドさんがいると車窓から見える景色や観光地の案内をしてもらえるので旅行気分も盛り上がりますし、観光ガイドさんがいることで観光の質が深まり、より思い出深い旅行になります。
３．手配を代行してもらうメリット
■時間を節約できる
自分で全ての手配を行おうとすると、普段のお仕事や他の幹事業務と並行しながら、予約が取れるまで何度も電話を掛けたり、申し込みのフォームやメールを送り続けなければならず、時間や手間がかかってしまって大変ですよね。一方、旅行手配のノウハウを持つ旅行会社に手配を任せれば、自分で行うよりもずっと早く手配を済ませることが出来ます。また、手配にかかるはずだった時間を他の幹事業務や仕事の時間に割り当てられるので、限られた時間を節約することができます。
■手配先の相談ができる
幹事さんが手配をする上で特に大変に思われることの１つは、どの宿泊施設や食事場所を利用するかを決めなければならないことだと思います。「参加する皆に楽しんでもらいたい」と考えながら旅行を計画している幹事さんとしては、宿選びやお食事で失敗したくないと思う方が殆どのはずです。何度も訪れた場所であれば思い悩むこともないかもしれませんが、特に初めて訪れる場所であれば良いお宿や美味しい食事処などの見当が全くつかず困ってしまいますよね。そんな時、旅行会社に手配の依頼をすれば、相談に乗ってもらいながら最適な交通手段、宿泊場所、お食事場所、観光地などのアドバイスを受けることが出来ます。観光地の情報が豊富な「旅行のプロ集団」に相談に乗ってもらえれば、手配先をどうするかで延々と頭を悩ませることもありませんし、宿や食事場所選びで失敗することもありません。
■個人手配が難しい場所も手配してもらえる
飛行機や宿泊施設であれば予約サイトを利用することで簡単に手配をすることができますが、個人で手配するのがなかなか難しい場所もありますよね。例えば工場などは時間ごとに見学出来る人数が限られているので、先着順の見学予約が必須の場合が多いです。こうした工場見学は学校の社会科見学先やバスツアーの見学地としても人気が高いので、予約開始と共にすぐ予約が埋まってしまうことが多いです。個人で手配するとなると仕事や他の都合で予約開始時間に電話をすることが難しい場合もありますし、電話出来たとしても繋がらないうちに予約受付が終了してしまう可能性も高くなります。そんな時、手配のノウハウを持つスタッフが多数在籍する旅行会社に手配をお願いすれば、個人で手配をするよりも予約を取れる確率がグンと上がります。
また、大人数の団体を受け入れているかどうか分からない観光施設や食事場所を予約したい場合、幹事さんが個人で手配するとなると問い合わせづらいなと思いますよね。そういった時も旅行会社に手配を依頼すれば、手配のプロである旅行会社が問い合わせてくれるので、スムーズに手配することが出来ます。もし、団体の受け入れをしていない場所であっても幹事さんに代わって旅行会社が交渉してくれます。
個人では手配しづらい場所を利用したい場合は、旅行会社に手配をお願いすることで幹事さんの負担が軽くなります。
４．手配を代行してもらうデメリット
■手配料金がかかる
手配を代行してもらうと「旅行業務取扱料金」と言われる手配料金がかかります。これはどの旅行会社も設定しているものですが、会社ごとに料金が異なるので料金表を見て確認しましょう。手配を代行してもらうことで得られるメリットが、手配料金としてかかる金額に見合うか考える必要があります。
■営業時間内でやり取りをする必要がある
旅行会社に手配を代行してもらう上で最もネックになるのは、手配の代行依頼やご相談を旅行会社の営業時間内で行わなければならないことです。メールやネットフォームなどで定休日や営業時間外に問い合わせることは出来ますが、返答が得られるのは旅行会社の営業日・営業時間になってからです。その点、自分で手配を行う場合は自分のタイミングで進めることが出来ます。しかし、食事場所や観光施設などの手配先にも当然、営業時間や定休日があるので、手配を進める際に営業時間内でやり取りをしなければならなかったり、返答を待たなければならないといった事態は同じように発生してしまいます。手配先が沢山ある場合はそれぞれの営業時間や定休日を気にしながら自分で手配するよりも、旅行会社に一括で手配を代行してもらった方がかえって手間取らないことも多いです。旅行会社の営業時間内でやり取りをしなければならないというデメリットがあるにしても、手配先とのやり取りの負担が大きくなると考えられる場合には、旅行会社に手配を代行してもらうメリットの方が多いと感じられるかもしれません。
５・まとめ
幹事さんのお仕事の中でも特に重要で大変な「手配」について、旅行会社がお手伝いできることをご紹介しました。手配を代行してもらうメリット・デメリットはありますが、初めて幹事を任された方や旅行先に行ったことがない方で、「どこを手配したらいいだろうか」「どうやって手配したらいいんだろう」と困っている場合は、相談して頂くことをお勧めします。旅バス.comは旅行の知識が豊富な「旅行のプロ集団」として、そういった幹事様のお悩みや不安に寄り添いながら、お役に立てる手配をいたします。旅行の手配についてご相談がある方は、旅バス.comにお気軽にお問い合わせください。
